Semnarea electronica a documentelor la nivel de departamente

In afacerile de zi cu zi nu conteaza atat de mult cine semneaza un document pe cat de mult conteaza daca detine autoritatea pentru semnarea acelui document. Prin urmare, autorizarea semnatarului este mai importanta. De exemplu, o comanda trebuie sa fie semnata de un membru al departamentului de Achizitii. Ar putea fi mai multe persoane care lucreaza in departamentul de Achizitii care pot semna comenzile. Tot ce este important este sa detina autoritatea necesara. Serviciul de semnare electronica online oferit de Ascertia, SigningHub.com, suporta conceptul de semnare pentru un grup sau departament.
Grupurile pot fi setate astfel incat sa includa membri ai departamentelor care detin autoritatea de a semna anumite tipuri de documente. Proprietarul documentului poate trimite documentul spre aprobare catre unul dintre aceste grupuri pre-definite depinzand de tipul de document. Acest proces poate fi configurat ca sablon pentru un flux de lucru. O data ce documentul a fost partajat, toti membri grupului pot vizualiza acel document si fiecare dintre ei il poate semna. Documentul semnat este vizibil pentru toti membrii grupului si ramane in sectiunea “My Desk”. Prin aceasta se asigura ca documentele sunt semnate rapid si procesele nu sunt incetinite din cauza unor membri din grup care nu sunt disponibili.

Exemplul de mai jos va arata cum funtioneaza solutia pentru o solicitare de aprobare de buget. In primul rand, utilizatorul incarca documentul de solicitare a aprobarii de buget:

Apoi utilizatorul selecteaza “Add Signers” din sectiunea “My Desk”:

Apoi utilizatorul selecteaza grupul “Acme Directors”

Odata ce grupul a fost adaugat ca semnatar, utilizatorul pregateste documentul (de exemplu introduce campuri de semnatura in care vor aparea aspectele semnaturilor care trebuie aplicate pe document):

Utilizatorul selecteaza campurile de semnatura si le pozitioneaza in zona corespunzatoare. Apoi selecteaza butonul “Send” pentru a incepe procesul fluxului de lucru:

Acest document este trimis catre toti directorii care fac parte din grupul “Acme Directors”. Un email de notificare este trimis fiecarui director. Atunci cand unul dintre directori se logheaza, el poate vedea documentul pe care se solicita semnare.

Deschiderea documentului permite unui membru al grupului sa revizuiasca documentul transmis apoi sa-l semneze. Utilizatorul este directionat catre campul de semnatura prin click pe tabul de navigare.

Prin selectarea campului de semnatura sau butonul “Sign” din partea de sus, se afiseaza fereastra de dialog:

Dupa semnare, se pot afisa detaliile semnaturii digitale prin selectarea aspectului de semnatura.

Sectiunea "My Desk" este actualizata cu noul statut al documentului ca fiind semnat (“Signed”):

Retineti: dupa ce documentul a fost semnat de fiecare membru al grupului, fluxul de lucru poate continua. De exemplu, pot exista si alti semnatari (fie semnatari individuali sau grupul de semnatari). Astfel semnarea de grup poate fi realizata continuu si inlantuita. De exemplu aplicarea de semnaturi de la departamente multiple ce pot fi intercalate cu semnaturi de la persoane individuale.