In afacerile de zi cu zi nu conteaza
atat de mult cine semneaza un document pe cat de mult conteaza daca detine
autoritatea pentru semnarea acelui document. Prin urmare, autorizarea
semnatarului este mai importanta. De exemplu, o comanda trebuie sa fie semnata de un
membru al departamentului de Achizitii. Ar putea fi mai multe
persoane care lucreaza in departamentul de Achizitii care pot semna
comenzile. Tot ce este important este sa detina autoritatea necesara.
Serviciul de semnare electronica online oferit de Ascertia, SigningHub.com, suporta
conceptul de semnare pentru un grup sau departament. Grupurile pot fi setate astfel incat sa includa membri ai departamentelor care detin autoritatea de a semna anumite tipuri de documente. Proprietarul documentului poate trimite documentul spre aprobare catre unul dintre aceste grupuri pre-definite depinzand de tipul de document. Acest proces poate fi configurat ca sablon pentru un flux de lucru. O data ce documentul a fost partajat, toti membri grupului pot vizualiza acel document si fiecare dintre ei il poate semna. Documentul semnat este vizibil pentru toti membrii grupului si ramane in sectiunea “My Desk”. Prin aceasta se asigura ca documentele sunt semnate rapid si procesele nu sunt incetinite din cauza unor membri din grup care nu sunt disponibili.
Exemplul de mai jos va arata cum
funtioneaza solutia pentru o solicitare de aprobare de buget. In
primul rand, utilizatorul incarca documentul de solicitare a
aprobarii de buget:
Apoi utilizatorul selecteaza “Add
Signers” din sectiunea “My Desk”:
Apoi utilizatorul selecteaza grupul
“Acme Directors”
Odata ce grupul a fost adaugat ca
semnatar, utilizatorul pregateste documentul (de exemplu introduce
campuri de semnatura in care vor aparea aspectele semnaturilor care
trebuie aplicate pe document):
Utilizatorul selecteaza campurile de
semnatura si le pozitioneaza in zona corespunzatoare. Apoi selecteaza
butonul “Send” pentru a incepe procesul fluxului de lucru:
Acest document este trimis catre toti
directorii care fac parte din grupul “Acme Directors”. Un email
de notificare este trimis fiecarui director. Atunci cand unul dintre
directori se logheaza, el poate vedea documentul pe care se solicita semnare.
Deschiderea documentului permite unui
membru al grupului sa revizuiasca documentul transmis apoi sa-l
semneze. Utilizatorul este directionat catre campul de semnatura prin
click pe tabul de navigare.
Prin selectarea campului de semnatura
sau butonul “Sign” din partea de sus, se afiseaza fereastra de
dialog:
Dupa semnare, se pot afisa detaliile
semnaturii digitale prin selectarea aspectului de semnatura.
Sectiunea "My Desk" este actualizata cu
noul statut al documentului ca fiind semnat (“Signed”):
Retineti: dupa ce documentul a fost
semnat de fiecare membru al grupului, fluxul de lucru poate continua.
De exemplu, pot exista si alti semnatari (fie semnatari individuali
sau grupul de semnatari). Astfel semnarea de grup poate fi realizata
continuu si inlantuita. De exemplu aplicarea de semnaturi de la
departamente multiple ce pot fi intercalate cu semnaturi de la
persoane individuale.
Comments
Post a Comment