Arhivarea pe termen lung a documentelor electronice
Multe dintre companii trebuie sa se asigure ca
datele importante si documentele sunt arhivate si raman in forma lor
originala chiar si peste 10, 20 sau chiar 50 de ani. Companiile
trebuie sa pastreze inregistrari electronice autentice pentru cel
putin 7 ani pentru a raspunde cerintelor de conformitate.
Contractele, documentele de asigurare, acordurile financiare, fisele medicale si alte date trebuie sa fie pastrate corect pentru o
perioada indelungata de chiar 100 de ani sau mai mult.
Problemele de securitate
In orice document digital continutul este usor de
modificat, se pot copia logo-urile si se pot crea
documente realiste, dar frauduloase. Documentele de tip PDF, XML sau
alte documente electronice neprotejate nu pot oferi o modalitate de a determina daca sunt autentice sau daca au
fost modificate de la crearea lor in cazul unei examinari viitoare . Exista o solutie pentru aceste
nevoi: este foarte usor sa semnati electronic si sa aplicati o
marca de timp pe documentele electronice. Astfel puteti crea o
amprenta digitala pentru date care pastreza criptat dovada matematica
a integritatii documentelor. Fara o incredere eficienta, aceste
inregistrari sunt deschise pentru modificari neautorizate care vor
crea riscuri substantiale de business si probleme neprevazute daca nu
sunt eliminate.
Crearea unei increderi
Increderea poate fi oferita pentru
documentele electronice de business prin semnare lor digitala si
aplicarea unei marci de timp prin utilizarea produselor si
serviciilor standard. Chiar daca nu sunt adaugate semnaturi electronice
pe un document, credibilizarea documentului semnat digital poate sa
devina o problema de business intr-un timp foarte scurt. O marca de
timp ar trebui sa aiba o durata indelungatata de viata .
Unele sisteme vor esua in a verifica
documentele dupa expirarea certificatului digital al semnatarului sau
al autoritatii de marcare temporala. Totusi exista doua optiuni care
pot rezolva aceasta situatie:
- Crearea de semnaturi pe termen lung care sa includa o marca de timp cu data semnarii. Semnaturile pe termen lung trebuie sa includa si un raspuns de la o autoritate de validare care sa confirme ca certificatul semnatarului a fost valid la momentul semnarii
- Utilizarea serviciilor de validare a istoricului pentru a verifica lista de revocari ale certificatelor (CRL) care era actuala la momentul semnarii.
Oricare dintre cele doua optiuni
reprezinta abordari bazate pe standarde si au mai putina dependenta
de capacitatea de securitate sporita din aplicatiile pentru
utilizatori finali.
Situatia este mai buna daca decideti sa
transmiteti sarcina de credibilizare catre solutii robuste viabile
care au fost create pentru crearea si verificarea de arhive. Pot fi
utilizati si furnizorii de servicii. Ei pot oferi serviciile de
credibilitare prin pagini web. Aplicatiile standard de business
trebuie sa fie capabile sa gestioneze astfel de caracteristici
avansate pentru multi ani in viitor. Lansarea unui serviciu separat
ca parte din procesul fluxului de lucru al afacerii este de bun
augur. Datele originale pot fi procesate tot de aplicatie, dar se
verifica mai intai increderea datelor.
Servicii de arhivare
O semnatura electronica simpla si o
marca de timp sunt suficiente pentru documentele care trebuie
pastrate timp de 7 ani. Semnatura electronica va identifica autorul
sau persoana care aproba documentul, sau poate identifica chiar
compania, in cazul in care sunt primite date care au fost
arhivate si atestate. O astfel de notarizare se poate realiza imediat
de o aplicatie web care primeste datele. Aplicatia va notariza datele
in sistemul de arhivare si le va transmite in sistemele de tip ERP,
CRM sau alte sisteme de business. In functie de nevoile de business,
poate fi utilizata si arhivata o semnatura detasata sau poate fi
aplicata o semnatura PDF sau XML incorporata. Un astfel de sistem de
arhivare poate fi gestionat ca serviciu intern sau extern. In oricare
dintre cazuri, inregistrarile sunt realizate imediat dupa primirea datelor.
In afacerile actuale, chiar si
institutiile guvernamentale si in bancile mari se utilizeaza
algoritmi si lungimi de chei care au o durata de viata de 5 pana la
15 ani. In prezent, FIPS recomanda ca sa nu mai fie utilizat algoritmul
SHA-1. La aceste hash-uri si semnaturi apar deseori erori si devine
prea usor de falsificat o modificare importanta in datele de
incredere. O arhiva simpla ar trebui cel putin sa re-protejeze datele
utilizand algoritmi de inalta performanta. De exemplu o cerinta
legala din Germania solicita ca arhivele sa utilizeze chei RSA de
2048-bit si algoritmi SHA-512. Acestea se asteapta sa protejeze
datele pentru o perioada de timp cuprinsa intre 25 si 30 de ani.
Securitatea pe termen lung
Pentru a arhiva si pastra datele pe
termen lung de cel putin 30 de ani, sunt solicitate abordari
alternative. Fisierele de arhiva cu dovezi pe termen lung sunt
necesare pentru a atesta precizia unui document sau fisier cu date
atunci cand au fost procesate pentru prima data. Aceste fisiere de
arhiva cu dovezi sunt implementate cel mai bine ca documente separate
care detin o structura XML de autodescriere. Fisierele permit
nivele multiple de semnatura electronica si marca de timp care sa fie
aplicate asupra unui hash al datelor originale. Standardul IETF LTANS
include o astfel de functie. Aceasta tehnica utilizeaza noi
tehnologii care pot fi aplicate pentru a proteja datele originale si
toate nivelele de protectie anterioare atunci cand algoritmii de
securitate actuali sunt vulnerabili sau chiar atacati. Este clar ca
trebuie acordata o atentie sporita modului in care sunt definite,
create, gestionate si utilizate astfel de solutii de arhivare a
datelor pe termen lung. Ascertia detine experienta considerabila in
acest domeniu pentru a furniza o solutie de arhivare de exemplu pentru o
biblioteca nationala.
In prezent ADSS Archive Server de la
Ascertia ofera optiuni care permit integrarea cu usurinta a
serviciilor de arhivare LTANS. ADSS Server este capabil sa verifice
toate semnaturile care sunt asociate cu datele care sunt arhivate.
Serverul poate arhiva si datele nesemnate sau criptate. Aceasta este
o optiune necesara pentru imaginile scanate. Documentele sunt arhivate eficient
astfel incat sa poata fi afisate in format orginial nemodificat.
Arhivarea documentelor de business
Cum pot fi verificate independent
datele arhivate?
Utilizarea unei arhive auto-descriptiva
permite identificarea si descrierea tipului de document protejat, a
algoritmilor, a lungimilor de chei si a schemei de credibilizare.
Deci arhivele cu date pot fi accesate si continutul poate fi
verificat. De vreme ce dovezile arhivei sunt independente de
documentul original atunci verificarea poate fi realizata prin
obtinerea hash-ului pentru date, prin verificarea marcii de timp de
pe semnaturi.
De ce este necesar acest lucru?
Fara o astfel de protectie documentele electronice pot fi modificate foarte usor in special daca sunt utilizate in
afara unui sistem intern de gestiune a documentelor. Totusi chiar si
cu un astfel de sistem pot exista modificari realizate de angajati
sau colaboratori privilegiati. De-a lungul timpului va imposibil de
dovedit ca nimic nu s-a modificat daca nu sunt utilizate tehnici
criptografice solide care sa protejeze datele.
In cativa ani, algoritmii criptografici
actuali si lungimile de chei vor fi vulnerabili pe masura ce vor aparea tot mai multe atacuri informatice. Credentialele de semnare ale
utilizatorilor vor expira si uneori vor fi revocate din diferite
motive chiar si in timpul perioadei de valabilitate. Increderea si
siguranta oferite de solutiile de arhivare pe termen lung reprezinta
aspecte deosebit de importante pentru orice serviciu notarial.
Aplicabilitatea nu este restrictionata pe niciun segment de piata
vertical. Orice afacere care stocheaza date importante pentru orice
perioada de timp (scurta, medie , lunga sau infinita) trebuie sa
demonstreze ca datele nu au fost modificate de la aprobarea sau arhivarea
lor (sau ambele). Acest lucru se poate realiza prin utilizarea dovezilor clare care sa fie
acceptate la o examinare independenta a expertilor. Rezultatele
vor fi semnate pentru a aproba ca sistemul de arhiva ofera informatii
de incredere.
In concluzie, datele care trebuie sa fie pastrate pentru o perioada de timp mai mare de 10-15 ani trebuie sa detina o protectie avansata pentru viitor.
Unde poate fi utila o astfel de
abordare?
Arhivarea documentelor de business
poate fi aplicata in orice domeniu in care legislatia, reglementarile
sau riscul afacerii o solicita. Integrarea unui serviciu de arhivare
este usor de realizat pentru:
-facturi electronice si alte documente
si inregistrari financiare
-propuneri de reglementare, documente
cu politici de asigurare, contracte de imprumut
-documente guvernamentale locale sau
centrale, fise medicale, sisteme pentru bibioteci
-schite de inginerie, arhitectura,
planificare, cercetare si dezvoltare
-date de testare si studii solicitate
pentru evaluari si aprobari independente
-reguli, proceduri, controale interne
si documente de conformitate etc.
Decoperiti aici mai multe informatii despre ADSS Archive Server. >>
Decoperiti aici mai multe informatii despre ADSS Archive Server. >>
Comments
Post a Comment